如果您在工作中经常感到分心，并且在完成任务后发现难以重新集中注意力，那么您可能已经感受到了组织内耗的影响。这些看似微不足道的干扰，比如会议时间过长、决策进程缓慢，以及员工处理重要问题时精力不足，实际上会逐渐累积，影响公司的整体运营效率。
内耗在工作场所是很常见的现象。人们在一起合作时，难免会遇到误解和挫折。但是，当这种内耗成为常态，问题就变得严重了。长期的组织内耗不仅会增加本该高效简洁流程的时间和精力成本，还可能把原本充满活力和成就的公司推向困境。如果不加以处理长期累积的后果可能会导致多年努力的付诸流水。
组织内耗为何如此具有破坏性，又有哪些有效措施可以防止其蔓延呢？这两个问题正成为全球组织管理者关注的焦点。简单来说，组织内耗会显著降低公司的效率和生产力。考虑到效率和生产力直接影响公司的盈利能力，组织内耗可能会给企业的利润造成显著损害。
那么，这些内耗是如何阻碍日常运营的呢？想象一下，如果知识型员工有80%至85%的时间都被占用在无休止的虚拟或面对面会议上，而领导层对下属的合作需求估计不足30%，那么投入在这些不必要的会议和合作上的时间、精力以及专业技能的损耗就会变得非常显著，尤其是在组织运作缓慢或混乱时。
组织内耗的其他后果也很明显。在短期内，它会导致规划失误，进而引发项目延期和成本超支。这些延误和超支不仅拖慢了组织的步伐，还限制了团队迅速应对新机遇的能力。随着时间的推移，长期的内耗会削弱员工的创新能力和投入深度工作的精力， 损害团队的工作生活平衡，甚至可能导致员工的离职。
组织内耗限制了生产力、工作质量和员工士气，并阻碍公司发挥其潜力。然而，即使内耗显然对组织产生负面影响，其根源和解决方案也并不那么明显。以下是组织内耗的常见原因以及组织可以采取哪些措施来解决每个问题：
1. 人
个人因素是组织内耗的一个常见原因。有些员工可能因为他们的行为或态度而对工作环境造成负面影响。例如，一些员工可能过于坚持细节，对每件事都要求严格遵守规定，不论事情大小。另一方面，有些员工可能因为过于担心犯错，或者因为过去的错误而被持续地指责，这也会导致效率低下。
要解决由个人因素引起的内耗，一个有效的方法是招聘那些能够减少内耗并高效完成工作的人员。首先，识别出您公司中那些能够高效工作的“关键人物”，并分析他们的行为模式和工作方式。利用这些发现来改善您的招聘流程，例如，在面试问题中融入这些关键人物的特点。此外，梳理这些员工的共同特质，并将这些特质作为您未来职位招聘的参考标准。通过这种方式，您可以吸引更多具备类似优秀特质的候选人，从而有效减少因个人因素导致的组织内耗。
2.干扰
干扰是组织内耗的另一常见原因。在工作中被打断会大大降低工作效率，这在办公环境中尤为常见。例如，一项研究追踪了36名高管半天，发现他们在执行任务前平均每3分钟5秒就会被打断。重要的是，这些干扰不仅仅是短暂的停顿。当员工从一项任务切换到另一项时，他们的注意力往往仍然停留在之前的未完成任务上，导致效率低下。
要完全控制员工之间的相互干扰是非常困难的，甚至可能是不可能的。但是，您可以采取一些措施来减少意外干扰，并帮助员工在一整天中更集中地工作。例如，可以限制员工检查或更新电子邮件的频率，设定一天中的“安静时间”来减少打扰，或者设定一天中的特定时间段作为“开放时间”，在这段时间内员工可以自由地进行沟通和协作。通过这些小改变，您可以帮助员工减少干扰，提高工作效率。
3.错误激励
逆向激励是导致组织内耗增加的另一常见原因。有时，公司不经意间激励了那些实际上增加内耗的行为。例如，频繁发送电子邮件可能会给人留下工作勤奋的印象，启动大量办公室项目（无论是否必要）可能会在上级看来表现出积极性。这种现象在经济学中被称为“公地悲剧”，即那些看似有助于个人职业发展的激励措施，实际上会对整个组织造成更多的内耗。
虽然无法完全消除这种逆向激励，但您可以通过一些小的调整来逐渐改善这种状况。首先，停止对那些看似有成效但实际上增加内耗的行为的积极反应。鼓励员工放弃那些降低效率和增加工作量的计划和任务。此外，当您识别出组织内主要的效率阻碍因素时，激励那些能够限制这些因素影响的行动。通过这种方式，您可以逐步减少逆向激励带来的负面影响，促进更有效率和生产力的工作环境。
4.过度透明
透明度在现代企业中被广泛认为是一种积极的商业价值。许多公司乐于分享他们的业务操作、实施方式，有时甚至包括员工薪资信息。然而，并非所有信息共享都是有益的。考虑到像苹果这样的公司，他们的成功部分归因于其保密文化，这说明不是每个人都需要知道一切。过度的透明度可能会导致员工的认知负担增加，并使沟通和活动效率降低到危险的水平。
解决这种组织内耗的方法可能与我们的直觉相反，那就是限制个人和团队之间的信息流动。团队领导需要精心评估会议的必要性，思考每位参会人员是否真的需要出席。全公司或团队的定期会议，如“站会”，可能需要从每周一次调整为每月甚至每季度一次。将信息传递限制在“需要知道”的范围内，让那些不需要了解详情的员工可以专注于他们的工作。通过这种方式，可以避免不必要的信息过载，提高整体工作效率。
5.过度协作
在现代企业文化中，协作通常被高度重视，但过度协作也可能成为组织内耗的一个来源。考虑到协作往往给那些优秀的员工带来额外的工作和领导责任，这些任务本可以他们独立完成。过度依赖协作会快速耗尽这些员工的精力，而不一定会带来额外的工作成果。
解决过度协作导致的内耗问题相对简单。关键是评估您要求团队参与协作项目的频率。虽然在某些情况下，协作的确值得其所带来的效果，但它应该是一个经过深思熟虑的决策，而不是默认的做法。
总体来说，内耗并不总是负面的。在小剂量下，它可以促使您思考正在进行的工作，慎重做出决策，并考虑所有可能的替代方案。然而，那种长期且过度的内耗对组织是没有益处的。它只会阻碍您的组织实现其目标并充分利用其资源。因此，密切关注组织内部的内耗迹象，并在发现问题时采取行动，对于保持组织健康和高效至关重要。