前言
随着业务的扩展，利润率增加，增加员工和分支机构的需求可能成为要考虑的因素。然而，成长中的企业面临着相当大的挑战，包括它所依赖系统的刚性需求。一个例子是基于 Excel 的质量管理系统 (QMS)，在公司开始运营时证明是有价值的，但在扩张时却不可靠。
Microsoft Excel 仍然是全球最受欢迎的电子表格应用程序之一，公司组织和其它用户都依赖其广泛的数据存储功能。当公司QMS业务活动过于复杂，就会发现越来越多的电子表格问题让您寝食不安。
这意味着，如果您想提高质量管理的效率，就必须尽早采取行动。以下是一些迹象，表明您的基于 Excel 的 QMS 已经不堪重负，无法再为您提供平稳的运营能力。
在质量管理方面，速度至关重要。但是EXCEL无法让您实时了解您的日常活动，通常，当您从系统下载未格式化的报告，将其剪切并粘贴到 Excel 中汇总数据，然后将每个电子表格发送到相应的部门时，事件已经过了截止日期。
由于报告中潜在错误，决策者很难计算支出、规划未来并做出积极的决策来改进企业内部的质量管理，这会让他们的工作变得异常困难。数字化集成的QMS系统改进了这些报告格式，标准表格和报告可供公司的所有团队使用，并且基于相同的数据。这些保证了制造零件的一致性、可追溯性和效率。
在质量过程中使用电子表格是必要的。通常这些电子表格有许多列和行，甚至更多的选项卡。它们随着每个项目呈指数增长。发现您的设备在几年后依赖于特定格式的文件，同时向其添加新单元格和工作表而不承认此类文件，这些情况并不少见。同时一个巨大的 Excel 文件很容易出现手动错误，而且速度很慢。
单元格中的一个错误条目可能会产生不准确的结果。此外，如果程序在您打开文件时崩溃，大量 Excel 文件可能会导致数据丢失。尽管 Excel 非常适合管理较小的数据集，但随着企业规模的扩展，依赖单个电子表格是不可行的。
数字化的QMS 系统中的中央数据库为质量过程中使用的所有数据提供了一个安全稳定的存储库。图纸、表格、报告、法规和批准单都集中在统一的地方，便于业务流程流转和数据访问。
使用 Microsoft Excel 进行质量管理通常需要几个手动程序，包括从系统下载原始结果、将数据剪切并粘贴到多个 Excel 文件中的所需格式、汇总数据以及更新公式和链接。这些需要您花费巨大时间和资源。由于管理团队依赖于真实信息，基于 Excel的QMS中的错误会影响他们的信心，从而导致错误的决策，最终转化为不一致、低效率和资源浪费。
现在最新的数字化技术提供全面的自动化工具，可降低成本、防止人为解释错误、提高交货时间和零件质量，确保您的客户始终对您的产品充满信心。
如果您在团队使用基于Excel的QMS，一次只有一人可以编辑每个文件，其他人将不得不等待或在文件可用后要求通知，这些在特定情况下造成很大的不方便。
在这种情况下，另一种选择是保存该文件的新版本并稍后尝试合并更新。如果在处理任务之前需要等待同事编辑 Excel 文件，您就会意识到生产力下降。
当您的公司扩张时，使用电子表格或纸张作为载体的质量体系已经落后于时代了，最新的数字化云技术为自动化业务和制造质量流程提供了极大的机会。
立即、马上采取措施，转向自动化、集成的集中式数据库QMS，确保企业在不确定的环境中取得竞争和成本优势。