填写纸质表格的工人需要将它们上传到平台系统或创建更多的物理副本以与管理人员共享 - 这是一项增加数据不准确风险的冗余任务，非常耗时，并且只能为管理提供事后处理工厂活动情况。
纸质 SOP 和工作说明对编写和维护它们的工程师以及实施它们的操作工都构成了挑战。对于操作工来说，这可能意味着花费时间寻找标准化作业文件，或者文件没有及时更新而误操作，而管理层则面临更新和分发纸质文档的挑战（和浪费！）。
04 Four
那么为什么没有更多的工厂实现无纸化呢？
从笔和纸转换到数字解决方案似乎是一项艰巨的任务，但实际上并不需要！数字化不再意味着实施需要实施和维护整个 IT 团队的成本高昂、过于复杂的软件系统。
制造商不需要彻底改造他们的整个运营，但可以从一个流程开始。车间的操作员不需要大量培训即可使用该技术，而该技术可以帮助他们在使用时培养数字技能。让我们看几个可以轻松实现数字化的流程示例，以及对车间和总部的好处。
1.及时报告与解决问题；
车间的操作员无需填写纸质表格，然后将信息复制到 Excel 表格或其他软件格式中，而是操作员根据现场情况，输入关键内容后，提交系统，系统就可以自动加上工位和时间的形成数字问题报告，管理层同时就可以了解现场的情况，并且给予相应的及时支持与资源配置。
2.减少浪费与损失；
怠速、停机、减速是制造业常见的重大损失。车间的操作员可以更快地诊断和解决设备故障，减少浪费与损失。然而，在纸质工厂中，操作员可能会通过离开机器去检索手册、SOP 手册或TPM团队的联系方式而造成更多的浪费与损失。
更重要的是，在纸上记录停机的原因和实施的修复活动使得与其他操作员共享变得更加困难。而数字化的系统可以将上述内容与曾经发生过的停机原因的数据进行比较，查阅相关的故障修复的作业指导。
3.监控与管理操作员的操作能力；
业务分散在各地的制造商如何跟踪与监控员工的操作能力？他们如何确保车间内一致的操作标准？数字技能矩阵可以为制造商提供有关工厂和工人能力的实时可见性，帮助他们识别和弥合技能差距。
例如，在车间捕获的数据可能表明轮班 A 的空闲时间比轮班 B 的空闲时间多 20%。
然后制造商可以深入挖掘根本原因并提供必要的培训，以提高轮班 A 的生产力和绩效。虽然纸质培训可能及时，但制造商可以使用数字技术分享互动学习内容，从而提高工人的能力和参与度。
05 Five
如何制作高水准的数字化操作说明？
1.以清晰的分步说明层次结构（指南-主题-操作说明-步骤）构建您的工作说明。
指南：指南非常重要，它通常是从我们的流程开始，索引相关的作业说明书，以及它的层级，详细说明如何在工厂或使用特定机器有效地完成一组不同的任务。
主题：您可以在指南中查看主题，也可以在一个指南中查看不同类别或主题。例如，关于工厂 x 中清洁机器的所有说明都可以收集在“清洁”主题下。
操作说明：操作说明应该涵盖从开始到结束最合乎逻辑的操作过程中的每个要素。这些说明中的每一个都包含一定数量的步骤。
步骤：步骤数字化操作说明最主要的部分，说明详细的操作要求，并提供完成它所需的资源。
2.保持简短和重点。
为了获得最高水平的可学习性和清晰度，任务应该以现在时态描述（安装、按下、点击、跟随）。
另外还应该避免长句，当用户需要执行多个操作时，我们建议将任务分解为两个或多个子任务。建议最多执行 10-12 个步骤，以使您的说明有效。当您希望用户记住一项任务时，您应该限制在最多 5-7 个步骤内。
● 使语言尽可能简单。理想情况下，说明中的任何文本都应不超过小学三年级水平。
● 始终使用标准化的、可操作的语言。增加文件的权威性并确保了一致性。
● 每条指令应该只包括一个动作，因此只有一个动词。
● 将句子保持在最多 20 个单词。
● 段落最多应不超过4个句子。
● 避免行话：尽可能将晦涩的行业术语改写成简单的词语。
3.使用清晰的视觉效果来说明该步骤。
我们在视觉环境中生活和工作，在创建有效的工作指导时要记住这一点很重要。我们的大脑处理图像的速度比文本快得多——快六万倍。清晰的视觉效果是传达重要想法的最有效方式。
● 图像的歧义性也比文本少得多。图像清楚地表明了情况需要什么，以及需要做什么。当我们将视觉效果的效率和清晰度与简单的文本相结合时，这是一种非常强大的工作和交流方式。
● 但并非所有视觉效果都是平等的。视觉效果对于数字工作说明的成功至关重要。但是，如果它们不清楚或执行不力，它们可能会产生比解决的问题更多的问题。
4.在说明中的包括所有附加信息包括信息符号 （警告 - 提示 – 安全-替代方法 – 异常处理）。
重要的是要记住，操作人员可能存在潜在的危险，需要时必须添加额外信息以确保安全有效的工作环境。
这就是信息符号派上用场的地方。一个好的数字系统可以通过可点击的图标或类似的信息符号，来说明或提示更多的重要信息。
● 警告：关于安全和使用前需要了解的事项。
● 提示：更详细的描述以及有关如何执行该步骤的附加信息。
● 替代方法：执行相同任务的可能不同方式。
● 异常处理：经常出错的事情以及如何处理。