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企业之营运，仓储管理在生产工厂是相当重要的一环，不少企业常因仓储管理不善而造成莫大的损失。常见因不准确的库存数字，导致各流程作业异常问题。
在业界辅导的过程中，常有厂商询问如何能做到「料帐合一」？「料帐合一」，可以说是所有仓管人员最基本也是头痛的议题之一。
尤其在零组件为数众多的组装业来说，库存的品项多、规格繁复，有时候连自己人都不见得一眼就分辨得出规格相近零组件之间的差异。很多中大型企业投入不少的资源建置了许多的信息系统和进行教育训练，希望能有效解决帐料不符的问题，但如果在库存管理的规划和日常管理无法落实之下，想要做好「料帐合一」还真的是缘木求鱼，难上加难。
料帐不符的原因很多，常见有如下的因素：
•记错帐：可能是Key-in错误未发现，可能是字迹潦草而误植数字，例如4跟6、7跟9。
•发错料：一是混料，一是算错数量。
•遗失(被窃)：有些公司的仓库是开放式的料架，在没有门禁管制的状态下，料品失窃的情况时有所闻。
•未落实点交：从进料、检验、上架、领发料到生产完成入库，各个阶段的移转过程中，上下工程并未进行点交，导致物流与信息流不一致。
02 Two
推进料帐合一面临的主要问题
企业为推进料帐合一，可从实体管理与帐务管理两个面向着手，将影响存货料帐不符之分析路径细部展开至各流程作业。
1. 实体管理不良：
1.1存货进出管理不当：
1.1.1开放式仓储存货进出纪录甚难管理，而且易生弊端,采用封闭式仓储进出管制，并由专人负责管理的作业方式并加强门禁管制；1.1.2存货只要有异动皆应提出异动单据凭证申请，依此申请信息，供仓储管理者核对并落实发料或入库，透过内部管理制度，明确规范标准管制程序及帐务核对管制。
1.2存货储存管理不当：
1.2.1存货识别不清：许多企业未建立明确的存货标示机制，实际存货上未有明显卷标标示品名、规格、效期等信息，需仰赖仓储管理以人工自主判断，容易造成领错料或无法有效掌握物料保存期限之情况。1.2.2储位规划不当：若未针对不同特性之存货确实规划仓储存放区域并明确标示储位，包括销货退回、待退存货、待报废存货未与合格存货未明确区分等问题，可能造成存货误用（例如：待退原物料误用投入生产、误将不合格存货出货予客户）及库存出入库动线紊乱，延宕人员工作效率。因此，即使遇到仓库空间较小无法分太多区域或有大型不易搬动的存货，亦建议仓管人员可配合物品调动现况及办运便利性将同性质库存存放于一区，并以标示牌或彩色胶带区隔存放区域。更进一步，若实体储位可与系统虚拟仓储管理功能整合，利用企业资源计划（EntＥＲＰrise Resource Planning，ＥＲＰ，以下简称ＥＲＰ）系统记录库存现场存放位置，使管理者能随时掌握库存信息，提升存量规划管理的能力。
1.3存货无调节与监控机制：
1.3.1存货盘点：不论存货管理方式可分为「永续盘存制」或「定期盘存制」，定期的存货盘点是查证料帐是否相符及找出存货差异原因的重要方法，若未定义良好的盘点机制，盘点恐流于形式。有效的盘点应从盘点计划、初盘、复盘之盘点权责、盘点时各项存货的冻结时点都须明确定义，且盘点结果，应确实编制盘点报告，将盘点盈亏查明原因并追踪检讨差异改善可行方案。建议对于采「定期盘存制」之存货管理者，宜至少每季全面盘点一次，但中高价的存货则最好实施「永续盘存制」，以保障存货之安全，并作为确认损益的客观基准。1.3.2各职务间的日常稽核监控未启动，例如：生产领料数量异常，未依生产指示领料，造成缺领或超领，或已入库而未领料，未来将影响生产材料成本正确性；生产入库数量异常，入库量大于期初投入量；采购进料数量异常，未定义超收比率，收料数量远大于采购订购量。建议应建构日常稽核，并制订定期监控周期及检核条件，可提早发现原有缺失、错误和弊端，进而改善。
2. 帐务管理不良：
2.1入账时间不及时：
各项出入库以及调拨未实时登录，造成当期库存关帐时间延误；不论销售、生产、进料、入库之异动申请，未依实际进出日期确认扣帐的原因多样，例如：当日进货前采购单尚未许可，造成无法于ＥＲＰ系统实时入账；紧急出货需求，销货预先扣帐，但相关库存异动申请皆后补（领料、入库），造成库存虚增减。
2.2入账数量不正确：
每日库存进出凭证多，为达实时入账常忽略数量准确的重要性，如现场使用单位别与库存入账之库存单位不同，单位换算比例精准度低，而造成入账数量误差的可能性愈高，此时应减少人工自行判断决定入账数量，增加复核机制或以自动计数或地秤等辅助工具，亦可与系统虚拟仓储管理功能整合提升库存进出数量之精准度。
2.3系统功能或控制不完善：
为达到料帐合一，除实体管理与作业流程的搭配外，透过系统进行控制，也是重要的一环，常见的ＥＲＰ系统控管缺失有：
2.3.1基本数据不正确：一物对应多料号或一料号对应多物料、库别未启动负库存控管。2.3.2作业流程无必要卡控：为迎合旧有习惯及流程简化，系统设计过于弹性省略必要卡控，如为方便现场入库，未完成领料程序即有入库单。
系统流程的规划，须以符合内稽内控之管控原则为标准，并建立完善系统权限，同时符合职能分工，以互相牵制，防止料帐错误的情况发生。
1. 建构符合内稽内控原则的ＳＯＰ作业流程；
建立标准化流程和程序，是创造稳定一致绩效的最重要关键。透过将作业程序标准化的过程，让同仁对于作业方式达成共识。「标准作业程序」（Standard Operating Procedure，ＳＯＰ，以下简称ＳＯＰ），要完善建立含盖所有相关细项流程，以利作业人员一目了然按表操课，员工可遵循作业，全员藉此能可以更清楚作业流程，不论新人或轮调者皆能快速上手，执行作业时不易发生疏失，而影响库存的正确性。
2.导入条形码或QR Code系统作业；
导入条形码或二维码进行系统作业，像记错帐、发错料等，通常都是人为疏忽所致，等到发现错误时，往往很难追溯到错误是从何时开始造成的！若能以系统作业来辅助，较能避免人为错误的产生。
3. ＥＲＰ系统控制点结合内稽内控卡控重点；
对于企业完善内控可藉ＥＲＰ操作系统之助力，结合完整的作业流程与控制点组成，将执行作业所有轨迹皆能紧密串接，从头到尾确保相关作业皆能依据系统默认的标准作业流程和控制点作业。由ＥＲＰ系统层层把关，有效避免人为作业疏失或弊端。
4. 落实依单据执行入 / 出库作业及日清日结；
依循系统入出库作业，务必依单据流程作业，落实见单行事，具系统单据发料，且在系统上立即执行过账，避免料件领走后系统却未过账的情况，控管当日单据当日入账为最低标准，如此才能确保正确的实时帐和库存数量。
5. 清楚职能分工，确实点收入出库数量；
仓库人员在货物入出库时，当责人务必要确实点收数量，不可只依外箱标示入出库，必须确实清点详细数量，再到ＥＲＰ系统完成出入库作业。明定库存与仓库的负责人员，严格要求库位进出之纪录需由双方签核，如有调整事项亦经主管审查，杜绝任何入账数量错误之风险，达成帐帐相符（库存帐、应收应付账、总账相符）、帐实相符（帐务纪录符合实际发生之时间、数量）、帐证相符（入账凭证与帐务纪录相符）。
6. 确实执行仓库盘点；
要确保库存准确，除了完整的ＳＯＰ作业流程和ＥＲＰ系统流程，并透过盘点可了解真实的库存状况，及时找出料帐不符原因进行改善，同时藉此加强库存管理制度与作业流程。
7.定容定量+点交作业；
物品在上下工程间移转时，点交是最能确保料帐合一的作法。但有些生产线的料品实在太多了，若要一一点交，耗时费力并不符经济效益。若能落实定容定量，可简化点交程序，有效缩短点交时间。
8．储位规划+目视管理；
一般而言，在储位规划时会将同类的料品储放在相邻的区域，若规格相近而储位又无适当的区隔，或使用相同的容器盛装，虽然容器外有文字的说明，还是容易造成混料。因此，若能采用相同型式但不同颜色的容器来区分不同规格的料品，较能减少混料或取错料的情况发生。
相信只要能找出造成公司料帐不符的原因，参酌上述适合的解决方案，应能协助企业在有限的资源下，能做到「料帐合一」的库存管理。