字数统计：4005字 预计阅读时间：约8分钟
每个企业都有自己独特的工作流程。您的业务工作流程是指工作从开始到结束的一系列流程。
当涉及到您组织的整体绩效时，优化和简化此过程起着相关的作用。改进工作流程自动化可以最大限度地减少错误和低效率，提高生产力，并最终提升团队工流程的整体绩效与表现。
工作流自动化不是依赖于工作流结构中的手动步骤，而是使您可以将现有的业务活动从低效和过时转变为数字化和自动化。
工作流自动化（Workflow Automation）是一种通过使用技术手段对企业或组织内的业务流程进行优化和自动化的方法。它旨在提高工作效率、减少人为错误、节省时间和资源，以及改善组织的协同合作。工作流自动化涉及到将一系列任务、操作和过程自动化执行，从而消除冗余工作和手动干预。
工作流自动化的关键组成部分包括：
1.任务：指在工作流程中需要完成的具体操作或工作。
2.触发：用于启动自动化流程的事件或条件。
3.条件：根据特定条件决定自动化流程的执行路径。
4.动作：在满足特定条件或触发器后自动执行的操作。
简而言之，工作流自动化是指简化业务流程的一系列自动化步骤。让我们举一个新员工招聘流程的例子，因为几乎每个企业都会处理某种新员工：
以下是新员工招聘流程中的基本步骤：
首先，面试候选人。如果他或她通过了面试，则会通知人力资源 (HR)。
接下来，人力资源代表可能会为新员工背景调查并且发送录取通知书。
最后，新员工将收到一封录取通知书。一旦工作被接受，IT 和管理人员将为新员工设置一个新的工作空间。
在整个过程中，上面列出的所有步骤都必须按顺序进行，以便一切都能够连贯有效地落实到位。那么工作流自动化是如何发挥作用的呢？
工作流自动化允许您将特定步骤和角色分配给适当的员工并自动管理流程。例如，系统会自动通知员工他们的任务，以确保每项任务都按时完成。任务完成后，系统会自动通知链条中的下一个人他们已准备好执行下一个任务（以及该人完成其角色所需的任何相关信息）。
在企业中，不仅有“新员工招聘流程”，还有我们的常见的QRQC流程(见QRQC电子化文章)，分层审核流程（见LPA电子化文章）等。
02 Two
采用工作流自动化的原因
超过 83% 的业务流程所有者认为，业务流程运作时因为跨部门，信息不对称等问题都非常困扰他们。如果可以通过工作流自动化解决方案来实现，该解决方案可以改善客户沟通、简化客户体验并改善客户服务/支持。
以下是采用工作流自动化解决方案的更多理由：
1. 减少误差范围
借助正确的工作流自动化解决方案，企业可以消除所有可能耗费您宝贵时间、金钱和资源的手动和人为错误。通过通知迟到的操作、被忽视的任务、未获批准等——工作流自动化系统在加快业务流程的同时极大地减少了错误率。
1.减少手动操作：通过自动执行重复性和繁琐的任务，工作流自动化减少了人为操作的需求。这样可以降低因疏忽、疲劳或其他因素导致的错误发生率。
2.规范化流程：工作流自动化有助于建立标准化和一致性的工作流程。当团队成员遵循相同的流程，执行过程中出现的错误和不一致性就会减少。
3.自动数据验证：自动化工具可以进行数据验证和错误检测，确保输入的数据准确无误。这有助于减少数据错误，提高信息的准确性和可靠性。
4.自动化决策：通过设定条件和规则，自动化工具可以在特定情况下自动执行操作或做出决策。这有助于降低人为判断失误带来的错误。
5.集成和数据同步：工作流自动化可以与其他应用程序和系统集成，确保数据在不同平台之间实时同步。这有助于减少数据冗余和不一致性，降低因数据错误引发的问题。
6.实时通知和提醒：自动化工具可以在特定条件下向团队成员发送实时通知和提醒。这有助于确保及时发现并纠正错误，避免错误对项目产生更大的影响。
7.审计和监控：工作流自动化提供审计和监控功能，使组织能够追踪操作和数据变更。这有助于及时发现异常和错误，并采取相应的纠正措施。
8.模板和预设：自动化工具通常提供模板和预设功能，确保团队成员按照最佳实践执行任务。这有助于减少错误和遗漏，提高工作质量。
2. 改善业务沟通
员工不再需要在他们的任务完成并准备好等待队列中的下一个人时手动发送通知。所有通知和状态更新都是自动管理的，以便在任何给定时间让所有成员了解情况。
1.信息集中和可访问性：工作流自动化将所有相关信息整合到一个统一的平台上，使团队成员能够轻松访问和共享数据。这有助于确保信息传递的准确性和及时性，减少沟通成本和障碍。
2.任务和责任明确：通过自动分配任务和设置截止日期，工作流自动化确保每个团队成员都清楚自己的职责。这有助于减少误解和混淆，提高沟通的效率和质量。
3.实时进度追踪：自动化工具可以实时追踪任务和项目的进度，让团队成员和管理者随时了解工作状况。这有助于及时发现问题，调整计划和资源，以及确保沟通的及时性和有效性。
4.规范化流程：工作流自动化有助于建立标准化和一致性的工作流程。团队成员遵循相同的流程，有利于保持沟通的清晰和简洁。
3. 实现更大的员工成功
通过消除重复的手动流程——工作流自动化解决方案让员工获得成功。它使他们能够专注于更重要的任务，从而提高员工士气、团队协作和创新。
1.提高工作效率：通过自动执行重复性和繁琐的任务，工作流自动化有助于提高员工的工作效率。员工可以将更多精力投入到高价值的工作中，从而提高工作满意度和成就感。
2.减轻员工负担：工作流自动化可以减轻员工的日常工作负担，降低因长时间处理重复任务而导致的疲劳和压力。这有助于提高员工的工作生活平衡，从而实现更大的成功。
3.优化资源分配：自动化工具可以实时追踪任务和项目的进度，帮助管理者更好地分配资源。这确保员工能够专注于对他们最有价值的任务，从而实现更大的成功。
4.支持和协同工作环境：工作流自动化有助于建立一个支持性和协同的工作环境，使员工能够更好地与同事合作。这有助于提高团队凝聚力和员工的职业发展，从而实现更大的成功。
4.提高协同性
通过自动分配任务和追踪进度，自动化工作流有助于提高团队成员之间的协同合作。
1.明确的任务分配：通过工作流自动化，任务可以自动分配给相应的团队成员。这可以确保每个人都清楚自己的职责，减少了沟通成本和误解的可能性。
2.透明的进度追踪：自动化工具可以实时追踪任务的进度，让团队成员和管理者了解项目的整体状况。这有助于及时发现问题、调整计划和分配资源，提高团队的协同效果。
3.规范化的流程：工作流自动化有助于建立标准化和一致性的工作流程。这样，团队成员可以更容易地理解和遵循流程，提高工作效率和协同合作。
4.及时的通知和提醒：自动化工具可以在特定条件下向团队成员发送通知和提醒，确保任务按时完成，避免因信息延误而导致的协同障碍。
5.减少重复和低效工作：通过自动执行某些任务，团队成员可以将更多精力投入到高价值的工作中。这有助于提高工作效率，从而提高团队的整体协同能力。
6.集成第三方应用：工作流自动化允许与其他应用程序和工具集成，使团队成员可以在一个统一的平台上查看和共享信息。这有助于减少数据孤岛，提高团队之间的协同效果。
7.数据共享和协作：自动化工具可以帮助团队成员更方便地共享数据和文档，从而加强协作。团队成员可以更轻松地访问和更新文件，提高团队的协同效果。
5.提高可见性
自动化工具可以提供实时的数据和报告，有助于管理者更好地了解业务流程的执行情况。
1.实时进度追踪：自动化工具可以实时追踪项目和任务的进度，让团队成员和管理者随时了解项目的整体状况。这有助于及时发现问题、调整计划和优化资源分配。
2.统一的数据平台：工作流自动化将所有相关信息整合到一个统一的平台上，使得团队成员和管理者可以在一个地方查看和分析数据。这减少了在不同系统之间切换的时间，提高了数据的可访问性和可见性。
3.数据可视化：自动化工具通常提供数据可视化功能，如图表和报告，以直观地展示项目和任务的状态。这有助于更容易地识别问题和趋势，从而做出更明智的决策。
4.实时通知和提醒：工作流自动化可以在特定条件下向团队成员和管理者发送实时通知和提醒。这确保了重要信息能够迅速传达给相关人员，提高了响应速度和问题解决能力。
5.定制报告：自动化工具通常允许用户根据需要生成定制报告。这使得管理者可以根据自己的需求获取有关项目和业务流程的详细信息，从而提高决策效率和质量。
6.历史数据存储和分析：自动化工具可以存储和分析历史数据，帮助组织了解过去的业务流程和项目表现。这有助于发现问题、制定改进措施并衡量改进效果，从而不断优化业务流程。
03 Three
TPP-SMART可以帮助你建立工作流自动化
综上所述，工作流自动化是一种强大的工具，可以为组织带来诸多益处。它有助于提高协同性、可见性和减少错误，同时改善业务沟通，从而为员工创造一个更高效、支持和协同的工作环境。TPP-SMART团队将与你一起讨论与定制工作流自动化解决方案，请与我们联系了解更多信息。
为什么选择TPP-SMART
1.丰富的经验：TPP-SMART拥有多年的行业经验，为各种规模和类型的企业提供工作流自动化解决方案。它们了解市场需求和最佳实践，可以为客户提供专业的建议和支持。
2.定制化解决方案：TPP-SMART提供定制化的工作流自动化解决方案，以满足不同企业的特定需求。这确保客户可以获得最适合他们业务流程和目标的自动化方案。
3.高度集成：TPP-SMART的工作流自动化平台可以与各种第三方应用程序和系统集成，实现数据同步和统一管理。这有助于提高企业的信息透明度和沟通效率。
4.易于使用：TPP-SMART提供直观且用户友好的界面，使员工可以轻松上手并有效利用自动化工具。这有助于提高员工的工作效率和满意度。
5.持续支持和培训：TPP-SMART为客户提供持续的技术支持和培训，确保员工能够充分利用工作流自动化工具。这有助于提高员工的专业能力和职业发展。
6.可靠的性能和安全性：TPP-SMART关注其解决方案的性能和安全性，确保客户的数据和业务流程受到充分保护。这有助于降低企业的风险，提高客户信心。
7.不断创新：TPP-SMART致力于不断创新，以满足客户不断变化的需求和市场趋势。这确保客户可以随着行业的发展，持续受益于最新的工作流自动化技术和功能。